Análisis metódico de los métodos para presupuestar diseño [C].
- jorge piazza
- Apr 7, 2020
- 7 min read
El análisis realizado hasta aquí nos señaló al cálculo horario como el método más eficaz (casi podríamos decir el único), para poder arribar al objetivo deseado.
Nota: este texto es continuación de:
Es recomendable leer antes la primera y segunda parte de esta nota.
12. Acercándonos al método.
Mencionamos lo que se suele llamar “la calculadora” como un posible método, aunque destacamos algunas de sus fallas. Esta herramienta nos solicita información relacionada a nuestra economía, y una vez obtenida, nos arroja el valor de cuánto debemos facturar mes a mes. Hasta aquí su principal falla es el no incorporar ciertas variables de nuestra economía, que al ser ignoradas, asegura que el dato de facturación necesaria para cada mes no sea preciso, con la posibilidad de que sea peligrosamente erróneo.
Ahora bien, más allá de esos desaciertos y pese a que responde al concepto de método, por estar conformado por pasos secuenciados, el proceso no permite arribar al objetivo final, ya que hay una enorme distancia entre saber cuanto debemos facturar mes a mes y el poder precisar cuanto debemos presupuestar por cualquiera de los trabajos que realicemos ese mes.
Seguimos requiriendo de un proceso que nos permita precisar por qué un trabajo deberá costar “x” y no ⅔ de “x”.
13. Un método.
Desde hace ya muchos años vengo pregonando un método basado en el cálculo horario. Unos años atrás ese método -que hasta ese entonces se encontraba en estado teórico-, se convirtió en un sistema que como tal asumió el compromiso de funcionar en el mundo práctico.
El sistema (una herramienta de gestión, ya que no se limita sólo a resolver la problemática de presupuestar) se llama Pontix, y el estudiarlo nos permitirá entender un método real y efectivo para poder arribar a presupuestos precisos.
Para ello analizaremos su funcionamiento limitándonos únicamente a los aspectos referidos al tema presupuesto en forma específica.
13.1. Etapa de estimación.
No es fácil obtener la información necesaria para poder presupuestar con certeza. Aquellas sugerencias que ya analizamos oportunamente suelen trabajar con estimaciones y en este método también lo haremos así, pero sólo hasta que podamos recabar información precisa.
a. Configuración.
En el proceso de configuración, el sistema nos solicitará información acerca de nuestros gastos y nuestros tiempos, al igual que la ganancia pretendida.
a1. Sueldos.
Al momento de solicitarnos el sueldo pretendido, estaremos frente a una disyuntiva. Muchos Estudios y profesionales no se adjudican un sueldo, sino que dejan que sea el resultado de su buen pasar económico el que determine si existe o no ese sueldo, y de que monto. Esto permite confundir sueldo con ganancia. De cualquier manera, y entendiendo que estamos hablando de métodos, es imperioso adjudicarse un sueldo, para que luego sea parte de nuestro cálculo económico. Para quienes suelen ignorarlo, este es un momento incómodo, ya que es muy distinto dejar que las cosas sucedan, a que el sistema nos solicite un valor y lo pasemos por alto, o sea, no completemos ese dato adrede. En la primera opción estamos dejando que la situación “fluya” sin decidir (o pensando que no lo estamos haciendo, ya que el ignorar en sí mismo es una decisión). En la segunda instancia, el sistema nos solicita un dato y nosotros resolvemos no incluirlo.
El sistema no sólo pedirá un valor pretendido de sueldo mensual sino otros conceptos que afectar a ese número, como ser impuestos, días de vacaciones y días feriados. Como resultado, arrojará un nuevo valor superior al ingresado por nosotros ya que contemplará la influencia de las variables mencionadas.
a2. Gastos.
Previo elaborar un listado de gastos ordenados por grupos (locación, insumos, administración, ahorro, etc) y tipos (alquiler, expensas, mantenimiento, previsión, librería, celular, etc), el sistema nos pedirá completar los valores de cada uno de esos gastos. Un listado previo facilitará el no olvidar algún gasto que suele pasarnos desapercibido o incluso ignorado adrede. Tal es el caso de los correspondientes al grupo ahorro (previsión y amortización) lo cuales suelen no ser tenidos en cuenta. Nuevamente, al igual que como sucede con el concepto sueldo, existe una diferencia importante entre ignorarlo, y que el sistema me lo recuerde y pese a ello yo decida dejarlo a un lado. En ambos casos estoy tomando una decisión, pero en el segundo, el sistema me obliga a ser consciente de esa decisión.
Los puntos a y b completan los gastos. Ahora corresponde incursionar en los tiempos.
a3. Tiempos.
En base a una catalogación previa de los tiempos que participan de nuestro día a día profesional, el sistema nos conduce a un análisis de cuánto tiempo le dedicamos a cada tarea, con el objetivo de poder interpretar cuánto es el real tiempo dedicado a trabajar, o sea, las horas que producen rentabilidad.
Una vez que el sistema conoce nuestros gastos y nuestro tiempo rentable, está en condiciones de obtener un valor hora, el cual nos ubica en el punto de equilibrio:
g / t = h (punto de equilibrio)
a4. Ganancia.
En el paso siguiente nos pedirá tomar decisiones acerca de la ganancia. Sobre el valor hora incidirá el porcentaje que creamos conveniente, como concepto de ganancia:
[g + %G] / t = h (ganancia).
13.2. Presupuestos.
Llegado este punto, y teniendo un valor hora conformado por el proporcional de los gastos y la ganancia pretendida para cada hora laboral rentable, estamos en condiciones de presupuestar.
El proceso se basará en estimar las horas que le dedicaremos a cada trabajo, y el sistema por sí sólo generará las sumas necesarias para obtener el valor final.
El factor estimación.
Acabamos de mencionar que deberemos estimar las horas que le dedicaremos a cada trabajo. Inevitablemente los presupuestos referidos a servicios implican un grado de estimación (*1). Pero si el método es correcto y trabaja sobre información precisa, la posibilidad de que esa estimación provoque errores será mucho más baja.
13.3. Etapa de precisión.
Hasta aquí el sistema trabajó con información estimada, pero a medida que se avanza en su uso accederemos a datos precisos.
a. Configuración.
Todos aquellos datos que el sistema nos fue solicitando y nosotros completamos en forma estimada irán siendo corroborados con el paso del tiempo y el uso.
a1. Sueldos.
Los sueldos son pretensiones nuestras por lo que no requieren ser confirmados. Desde luego, en caso de pretender una modificación, deberemos ingresar al sistema el nuevo valor pretendido, para que esa variable sea contemplada en el proceso posterior y modifique los valores horarios.
a2. Gastos.
Lo que gastamos mes a mes debería ser de nuestro dominio y conocimiento, pero no siempre es un dato que controlemos. Por dicha razón, el sistema ira solicitando que cada gasto que efectuemos sea incorporado. De esta manera, y en forma periódica, el sistema irá corrigiendo el valor mensual, lo que incidirá en forma directa sobre el valor hora.
a3. Tiempos.
Al igual que los gastos, el interpretar como funcionan los tiempos en nuestro estudio no es tarea simple. Para confirmar lo que hasta aquí estimamos, el sistema ira solicitando información de cómo ocupamos nuestras horas laborales. A medida que pase el tiempo y esta información es procesada, se corregirá con absoluta precisión lo que en un inicio supusimos.
a4. Ganancia.
Al igual que sucede con el sueldo, la ganancia es una decisión nuestra, por lo que no debe ser corroborada, salvo que nosotros mismos pretendamos un cambio. En cuyo caso lo podremos realizar en forma inmediata.
13.4. Presupuestos.
Al cabo de este proceso, cada nuevo presupuesto se basará en datos reales y, de ser necesario, actualizados en forma periódica.
El factor estimación.
Pese a que ahora el método trabaja sobre datos precisos, siempre quedará un margen de estimación producto de tener que prever cuántas horas demandará el trabajo a cotizar. Sin embargo, el riesgo producto de tener que estimar la cantidad de horas que demandará cada trabajo es un proceso que, existiendo el método como sustento, suele minimizarse con el paso del tiempo y los presupuestos sucesivos.
Esto sucede dado que el método nos provee de las herramientas necesarias para medir la realidad posterior (él tiempo que realmente demandó el trabajo) y compararla con lo presupuestado. El ejercicio de comparación y las conclusiones que arroja nos permitirá ir ajustando nuestra capacidad para estimar.
Disponer de una herramienta que nos permita saber a ciencia cierta qué sucedió con nuestro presupuesto tiene un valor enorme. El no poder averiguarlo es origen a gran parte de nuestros miedos a la hora de hablar de precios.
15. Críticas.
En la segunda parte de esta larga nota hemos analizado las críticas que se le suele realizar a los métodos basados en el control de tiempos. Ahora podemos volver a examinarlas con una mayor especificación.
a. Castiga la eficiencia.
El argumento se basa en que si sos veloz para realizar un trabajo (por habilidad o experiencia), cobrarás menos dado que emplearás menos horas en realizar dicho trabajo.
Este argumento presupone que todos cobramos por igual. El objetivo del método es comprender dónde se encuentra nuestro punto de equilibrio traducido a valor hora. Por encima de ese punto se encuentra la ganancia, y la ganancia varía de acuerdo a muchos factores, donde nuestra eficacia es uno.
b. “La cara” del cliente.
Tanto la magnitud del cliente como la trascendencia del trabajo son aspectos que inciden sobre la ganancia. Vale decir que ningún cliente, por más chico que sea, justifica un presupuesto que se ubique por debajo del punto de equilibrio, salvando la excepción de que el precio responda a alguna estrategia puntual. Todo presupuesto debe estar un porcentaje por encima de ese punto, o sea, contemplar una ganancia. Lo cual es equivalente a decir que debe ser confeccionado con un valor hora que contenga el proporcional de gastos y de ganancia estimada. Ahora, de el cliente justificarlo por su magnitud, el componente ganancia puede ser modificado hasta incluso hacer sentir que los otros componentes del valor hora son desestimables. Pero no nos engañemos, no considerarlos es equivalente a no saber cuándo ganamos y cuándo perdemos.
c. El profesional consagrado.
Pareciese ser que el uso de un valor hora aplica a diseñadores nóveles, pero luego al crecer profesionalmente, optan por cobrar por proyecto. Al margen de lo dicho anteriormente que es que cobrar por proyecto no es un método, o sea, no brinda ningún proceso que podamos entender y dominar, el posicionamiento (profesional consagrado) es otra variable que aplica a la ganancia.
A medida que nos vayamos posicionando mejor en el mercado ira creciendo nuestro porcentaje de ganancia.
16. Un pedido final.
Desde hace ya muchos años vengo sosteniendo el método de presupuesto a partir del análisis del tiempo, como la mejor solución. Dos años atrás esa metodología cobró forma de sistema lo cual obligó a un compromiso mayor con su funcionamiento.
A hoy, y luego de leer mucho referido al tema, soy categórico, cosa que no me parece correcta, salvo que uno realmente conozca y evalúe todo lo existente referido al tema. Lo concluyente refiere a no reconocer otro método, que pueda considerarse como tal, que realmente funcioné. Pido al lector, en virtud de desafiar esa contundencia, que de conocer algún otro método me lo refiera por esta vía, lo cual agradeceré mucho.
(*1) Presupuesto se refiere a una cantidad de dinero calculada antes de ser necesitada. La palabra "presupuesto", está formada de pre- (antes) y supuesto (hipótesis, creído, o dado por cierto). Desde su etimología, está decretado cierto grado de estimación.
Nota: Pontix es el software desarrollado al cual hago mención. Para más información:
facebook: Pontix
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